DEL CALENDARIO DE OUTLOOK
(disponible para ShareO o ShareCalendar)
Para ver las últimas notas acerca de los lanzamientos, vea la sección Novedades.Acerca de compartir la opción Libre/Ocupado: Esta opción que está habilitada en ShareO/ShareCalendar le permitirá compartir y acceder al tiempo Libre/Ocupado suyo o de sus Contactos a través de la Pestaña del Calendario en la Solicitud de Cita/Reunión o utilizando Programas de Grupo en la carpeta del Calendario. La opción de compartir Libre/Ocupado lo ayudará a programar todas sus reuniones y citas. Siempre sepa cuál es tiempo libre/ocupado de sus compañeros de trabajo y amigos, sin mostrar el asunto o detalles privados. Las otras personas que comparten con usted pueden utilizar esta información para ver cuándo está usted disponible para reunirse o para organizar otras tareas de tiempo específico. La programación Libre/Ocupado se basa en la funcionalidad estándar de Outlook y sin ShareO está disponible para usuarios con cuentas de Microsoft Exchange con una correcta configuración; con ShareO/ShareCalendar ahora puede compartir su tiempo Libre/Ocupado incluso sin un Servidor Exchange y toda su configuración se establecerá automáticamente.
¿Cómo Compartir y Solicitar información libre/ocupado propia o de sus colegas con el Calendario de Microsoft Outlook?
Abra la pestaña Compartir Libre/Ocupado en las opciones Shareo disponibles en el menú ShareO y especifique las opciones para compartir el tiempo de disponibilidad:
Habilitar la opción Compartir: Una opción "Mostrar información Libre/Ocupado a otros participantes" habilitará la funcionalidad para compartir la opción libre/ocupado (habilitada de manera preestablecida).
Agregar participantes para solicitarles y compartir el tiempo libre/ocupado: Haciendo clic en los botones Agregar/Eliminar, el usuario puede agregar/eliminar participantes de la información libre/ocupado. Haciendo clic en el botón “Agregar” se abrirá la libreta de direcciones de Outlook, donde un usuario puede agregar otros participantes a la lista de participantes de tiempo libre/ocupado. Si un usuario selecciona a un participante de la lista y hace clic en el botón “Eliminar”, se abre el mensaje para confirmar la eliminación.
Actualizar la Información de tiempo Libre/Ocupado: Menú de Microsoft Outlook -> Herramientas -> Enviar/Recibir -> Información Libre/Ocupado. Una ventana con el mensaje Libre/Ocupado en la bandeja de entrada (Outlook 2003, 2007) lo notificará. Haga clic en Enviar/Recibir en el menú de Outlook. Se enviará la información y la solicitud Libre/Ocupado a los otros participantes. Luego de que sus colegas (participantes) acepten la solicitud para compartir Libre/Ocupado comenzará a recibir su información de Libre/Ocupado y podrá programar y coordinar sus reuniones y el tiempo Libre/Ocupado de sus colegas.
Nota Importante: Recomendamos que antes de realizar una programación o reunión, haga clic en Enviar/Recibir para actualizar sus datos con la última información de la opción Libre/Ocupado de sus colegas. Por favor, lea las Limitaciones y la Resolución de Problemas de la opción Libre/Ocupado aquí. Instalando ShareO o ShareCalendar se cambiará su configuración de Libre/Ocupado, puede acceder a ella dirigiéndose a Herramientas -> Opciones -> Preferencias -> Opciones de Calendario -> Opciones de Libre/Ocupado; su Información Libre/Ocupado se actualizará cada 1 minuto (puede ajustarlo desde las Opciones Libre/Ocupado). Su información se enviará a los participantes de acuerdo a la configuración de enviar/recibir de su Outlook o a la configuración ShareO o ShareCalendar. Por favor, no cambie o borre la ruta de las Opciones Libre/Ocupado.
Cómo utilizar la pestaña del calendario o las Programaciones Grupales:
Puede encontrar cómo utilizar la programación de Microsoft Outlook desde la pestaña de Programación de reuniones en la página de Internet haciendo clic aquí y la programación de grupos haciendo clic aquí o en la ayuda de Microsoft Outlook.
Con ShareO o ShareCalendar puede utilizar esta característica sin un servidor Exchange con algunas limitaciones.
Otras configuraciones Libre/Ocupado (Panel de Configuración-> Pestaña para Compartir Libre/Ocupado):
Si se marca “Agregar automáticamente usuarios que tienen acceso a su carpeta preestablecida de Calendario” (marcada de forma preestablecida), todos los participantes del Calendario se agregarán automáticamente a la lista de participantes con la información Libre/Ocupado. En este caso, si elimina a un participante del Calendario, este participante también se eliminará del proceso para compartir información libre/ocupado. Pero al eliminar un usuario de esta lista NO eliminará al usuario del proceso de compartir la carpeta del Calendario.
Limitaciones de Libre/Ocupado de ShareO/ShareCalendar:
Los eventos de “todo el día” y otros en estado “Fuera de la Oficina”, “Provisional” o “No Disponible” se compartirán como Eventos No Disponibles (limitación de Microsoft Outlook).
Los eventos en estado Libre no se compartirán como eventos Libre/Ocupado (funcionalidad de Microsoft Outlook).
La opción de compartir Libre/Ocupado no funcionará si en los detalles del contacto (información Libre/Ocupado que desea ver) la “Dirección de Internet Libre/Ocupado” no está en blanco.
Evite la situación en la que diferentes contactos tienen el mismo nombre en la dirección de correo electrónico (nombre@dominio.com y nombre@otrodominio.com), ya que serán tratados como un mismo contacto. (Limitaciones en la funcionalidad de Microsoft Outlook).
Solucionar Problemas y Preguntas Frecuentes de la Opción Libre/Ocupado:
Mis colegas aceptan mi solicitud para compartir Libre/Ocupado, pero recibo el mensaje: "Sin Información." o "No se pudo obtener información de libre/ocupado.”
Por favor, pídales a sus colegas que actualicen la Información de Libre/Ocupado y de Enviar/Recibir en sus Outlook. Tenga a bien esperar, el mensaje tiene que enviarse a su servidor (dependiendo de su servidor y el de su colega, puede tomar desde segundos hasta 10 minutos).
Haga clic en Enviar/Recibir en su Outlook.
Abra la Programación de Grupo o la pestaña del calendario de su reunión y verifique su información Libre/Ocupado (agregue a su colega desde la libreta de direcciones). Por favor, pase al siguiente paso si continúa con el problema.
Abra el formulario de contacto de su colega y verifique la Dirección Libre/Ocupado de Internet en los detalles del contacto, debe estar en blanco. Si no lo está, por favor, márquelo en blanco y guarde el contacto. Si aún no puede utilizar la opción de compartir Libre/Ocupado con ShareO o ShareCalendar, tenga a bien contactarse con nuestra mesa de ayuda.
Cómo solicitar ser eliminado de la lista de participantes de las PCs de otros participantes (para dejar de recibir actualizaciones de otros participantes)
En este momento ShareO y ShareCalendar no admiten que las solicitudes automáticas lo borren de la lista de participantes de ShareO/ShareCalendar. Necesita enviar una solicitud manual (correo electrónico o llamada telefónica) a sus colegas y ellos borrarán su contacto de la lista de participantes, manualmente. Los siguientes pasos lo ayudarán a crear una lista de sus participantes con los que comparte Libre/Ocupado.
Verifique la ubicación de los archivos de información de Libre/Ocupado, abriendo las Opciones Libre/Ocupado de Outlook.
Abra la carpeta de archivos con la información Libre/Ocupado (copie y pegue la ruta Libre/Ocupado en la barra de direcciones del Explorador de Windows o Mis documentos.)
Encontrará archivos con los nombres de las direcciones de correo electrónico de sus participantes (nombre.vfb). Ahora puede crear una lista de todos sus participantes. Por favor tenga en cuenta que no se encuentra disponible ninguna información de dominio de las direcciones (esta es una limitación de la funcionalidad de Microsoft Outlook). Tenga a bien contactarse con nuestra mesa de ayuda si continúa teniendo problemas.
