MANAGEMENT DIALOGFELD / ORDNEREINSTELLUNGEN
Klicken Sie auf die unterstrichenen Verknüpfungen.
Verwenden Sie das Management Dialog, um die Benutzerrechte festzulegen, alle oder gefilterte Daten erneut zu senden, die Freigaberegeln für jeden Ordner einzustellen und um Ihre Frei-/Gebuchtzeiten zu verwalten. Über das Management-Dialogfenster können Sie die Einstellungen Ihrer freigegebenen Ordner bequem verwalten. Auf der linken Seite des Fensters sind alle Outlook-Ordner aufgelistet. Ein Ordner, der für andere Teilnehmer freigegeben wurde, wird in Fettschrift dargestellt. Klicken Sie auf den jeweiligen Ordner, um dessen Einstellungen bearbeiten zu können.
BENUTZERRECHTE (GRUPPENMITGLIEDER) HINZUFÜGEN, LÖSCHEN UND ÄNDERN:
Über die Buttons "Hinzufügen" oder "Löschen" können Sie Benutzer hinzufügen oder löschen. Hierüber können Sie auch einen Kontakt zur Liste der freigegebenen Teilnehmer hinzufügen oder einen anderen Kontakt löschen.
Sie können die Benutzerrechte für den ausgewählten Ordner festlegen, indem Sie den gewünschten Kontakt in der Liste der Teilnehmer doppelklicken.
Volle Berechtigung - Aktualisierungen werden an andere Teilnehmer versendet.
Anzeigeberechtigung - es werden keine Aktualisierungen gesendet.
Erneut Senden Buttons - Für schnelles, erneutes Senden Ihrer Ordnerdaten. Wählen Sie die Teilnehmer aus (mit STRG + Klick aus der Mehrfachauswahl), an welche Sie die Daten erneut senden möchten und klicken Sie den Button "Alle Objekte erneut senden" und anschließend den Button "Erneut senden". Geben Sie die Filtereinstellungen ein und klicken Sie den Button "SENDEN".
Bitte beachten: Dieser Vorgang kann von wenigen Minuten bis zu einer Stunde dauern, abhängig von der Anzahl der Elemente in Ihren Ordnern. Die Menge der Elemente sowie die darin vorhanden Anhänge beeinträchtigen die Zeitdauer, um diese Aktualisierung zu senden/empfangen. Damit Sie sich selbst und den Teilnehmern solch eine lange Zeit ersparen empfehlen wir Ihnen stattdessen den Button "Erneut senden ..." zu verwenden.
FREIGBEEINSTELLUNGEN:
Ändern der voreingestellten Ordnereinstellungen:
Button "Dokumenten- und Dateieinstellungen..."
Diese Einstellung ist nur für E-Mail Ordner (Dokumente) als erweiterte Option für die Freigabe von Dokumenten verfügbar. Über diese Einstellungen können Sie die Synchronisation der Outlook E-Mail Ordner mit Windows-Ordnern aktivieren/deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Windows Ordnerdateien freigeben".
Wählen Sie die freizugebenden Informationen aus ...:
Notizen/ Anmerkungen. Wird diese Option aktiviert, werden Ihre persönlichen Notizen ihrer Elemente für die anderen Teilnehmer freigegeben.
Private oder persönliche Elemente. Wird diese Option aktiviert, werden Ihre persönlichen oder privaten Elemente für die anderen Teilnehmer freigegeben. (Per Voreinstellung deaktiviert).
Anhänge. Ist diese Option aktiviert, so werden die Anhänge, die sich in den Elementen befinden, für die anderen Teilnehmer freigegeben.
Neue Nachrichten per Voreinstellung. (Nur für den Ordner "Gesendete Elemente")
Alle Unterordner dieses Ordners automatisch freigeben. Ist diese Option aktiviert, werden alle Unterordner, die in diesem Ordner erstellt werden automatisch für die angegebenen Teilnehmer freigegeben und die Freigabeeinstellungen übernommen.
Elemente per Voreinstellung als "privat" kennzeichnen. Wird diese Option ausgewählt, werden alle Elemente, die in diesem Ordner erstellt werden automatisch als "private" Elemente gekennzeichnet.
Weitere Einstellungen:
Aktualisierungen für diesen Ordner senden
Während jedem Senden/Empfangen. "Sorglose" Synchronisation. Während dem Senden/Empfangen Vorgangs verarbeitet das Programm alle empfangenen Aktualisierungen, erstellt neue Aktualisierungen und sendet diese an die jeweiligen Teilnehmer. Ist Ihr Outlook so konfiguriert, dass es E-Mails automatisch sendet und empfängt, werden Sie sich niemals mehr um das Versenden von Aktualisierungen Ihrer freigegebenen Ordner kümmern müssen. Zudem wird das Senden/Empfangen und Verarbeiten der Aktualisierungen sehr vereinfacht, indem Sie einfach nur auf den Button Senden/Empfangen in der Outlook Menü- oder Werkzeugleiste klicken.
Nur wenn ich den Button "Update" anklicke. Wenn Sie den Button "Aktuellen Ordner aktualisieren" in der Outlook-ShareO Werkzeugleiste anklicken, werden die Aktualisierungen vorbereitet und gesendet. Die Möglichkeit ist sehr nützlich, wenn Sie die Änderungen im aktuellen Ordner (z.B. dem Kalender) manuell aktualisieren möchten.
Updates Optionen (Button und Dialog):
Benachrichtigungen:
Neue oder aktualisierte Elemente nicht als "Ungelesen" kennzeichnen. Ist diese Option deaktiviert, werden alle neue oder aktualisierten Elemente des jeweiligen Ordners über die Filtereinstellung "Filter nur Ungelesene" aus der ShareO Menüleiste gekennzeichnet, damit Sie diese auf einen Blick sehen können.
Aktualisierungsinformationen nicht anzeigen. Wenn diese Option aktiviert ist, werden Sie über empfangene Aktualisierungen in Ihrem Outlook nicht informiert.
Löschen:
Element nicht löschen, wenn es von einem anderen Teilnehmer gelöscht wurde. (Per Voreinstellung aktiviert). Ist diese Option aktiviert, werden die Elemente in den freigegebenen Ordnern auf Ihrem Computer nicht gelöscht, wenn diese ein anderer Benutzer auf seinem Computer löscht. Nach dem erstmaligen Auftreten eines Löschvorgangs, der durch einen anderen Benutzer ausgeführt wurde, werden Sie über eine Meldung informiert, dass diese Option aktiviert ist.
Gelöschte Elemente endgültig löschen. Wird diese Option aktiviert, werden alle entsprechenden Elemente mit den empfangenen Elementen automatisch ausgetauscht. Ist diese Option deaktiviert, werden alle älteren Elemente im Ordner "Gelöschte Elemente" gesichert.
Erinnerungsmeldungen:
Keine Erinnerungsmeldungen, die von anderen Benutzern. Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Erinnerungsmeldungen in den Punkten kommen, dass in diesem Ordner wird deaktiviert. Hinweis: Diese Option ist nur für Updates, die nach dem diese Option aktiviert ist. Wenn Sie möchten, entfernen Sie Erinnerungen aus der aktuellen Artikel, die "Erinnerungen entfernen"- Funktion.
Sicherheit:
"Verschlüsselung/Entschlüsselung aktivieren, um die Kommunikation zwischen den Teilnehmern von freigegebenen Ordnern zu sichern" Erhältlich mit einer zusätzlichen Lizenz für den ShareO Sicherheitspaket.
" Passwort..." Geben Sie ein Passwort für den aktuellen Ordner ein.
Erinnerungsmeldungen entfernen. Ist diese Option aktiviert, werden alle Erinnerungsmeldungen aus den existierenden Elementen dieses Ordners entfernt. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu dieser Funktion zu erhalten.
Freigabe für einen anderen Ordner erstellen ... Die Änderung der Freigabeeinstellungen auf einen anderen Dateiordner ist beispielsweise dann hilfreich, wenn Sie die Freigabe des aktuell freigegebenen Ordners aufheben möchten, jedoch die Aktualisierungen, die Sie von Ihren Gruppenmitgliedern erhalten nicht verlieren möchten. Mit dieser Option können Sie die Freigabeeinstellungen vom aktuellen Ordner auf einen anderen Ordner konfigurieren. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie unter "Freigabe für einen anderen Dateiordner erstellen".
Ordnerfreigabe deaktivieren ... Mit dieser Option können Sie die Freigabe/Synchronisation des aktuellen Ordners vorübergehend oder dauerhaft aktivieren/deaktivieren. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu erhalten.
*Ausgenommen: gelöschte Elemente, Entwürfe, Postausgang, 4Team und Schedules4Team Ordner.
Freigabe von frei-/gebuchtzeiten