FReigabe von ordnern in Microsoft OUTLOOK 

Klicken Sie auf die unterstrichenen Verknüpfungen.

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook und wählen Sie einen freizugebenden* Ordner aus.

2. Klicken Sie die "Freigeben fur ..." Schaltfläche im Microsoft Outlook Symbolleiste.

   

3. Assistent Schritt 1: Wählen Sie die Kontakte aus, für die Sie Ihre Ordner freigeben möchten, indem Sie den Button "Hinzufügen" anklicken und anschließend jedes Mitglied aus der gewählten Kontaktliste auswählen. Zusätzlich können Sie in diesem Fenster auch die E-Mail-Adresse neuer Teilnehmer eingeben. Einen Screenshot finden Sie hier.
   Klicken Sie auf den Button “Weiter”.
   Wichtig: Stellen Sie sicher, dass alle E-Mail Adressen der ausgewählten Gruppenmitglieder korrekt angelegt sind und alle Gruppenmitglieder die jeweilige E-Mail Adresse genau so in ihrem ShareO (ShareCalendar / ShareContacts) verwenden. 

4. Assistent Schritt 2: Freigabefilter einstellen. Wählen Sie, welche Informationen der Elemente freigegeben werden und passen Sie die Filtereinstellungen dementsprechend übe die Schaltfläche “Filter” an (Filtereinstellungen für E-Mail Ordner sind in der Testversion nicht verfügbar). Für erweiterte Freigabeeinstellungen markieren Sie bitte das Kontrollkästchen “Erweiterte Freigabeeinstellungen einstellen”. Weitere Informationen zu diesem Schritt finden Sie hier.

5. Assistent Schritt 3: Sie haben nun den ausgewählten Ordner erfolgreich freigegeben.
   Klicken Sie auf "Fertig".

6. Klicken Sie den Button "Alle senden/empfangen" in der Outlook Symbolleiste oder rufen Sie die Funktion über das Menü Extras - Senden/Empfangen - Alle senden/empfangen auf.

Achtung:  Das Programm konvertiert automatisch alle von Ihnen ausgewählten Ordner in eine spezielle Nachricht und teilt diese pro Klick des Buttons "Senden" in eine oder mehrere Nachrichten einer festgelegten Größe auf (um Größenbeschränkungen Ihres ISPs für Ihr Konto zu umgehen). Beispiel: Angenommen Sie geben Ihren Kontakte-Ordner frei, der 10000 Objekte enthält. ShareO / ShareContacts erstellt daraufhin E-Mails mit Dateianhängen zwischen 1 und 5 MB und versendet diese an Ihre Gruppenmitglieder. (Kicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie die Maximalgröße von E-Mails ändern können). Ein durchschnittliches Update überschreitet in aller Regel die Größe von 50 kB nicht, immer abhängig von den Objekten die aktualisiert wurden. Das Programm komprimiert zusätzlich alle Standardobjekte, um deren Größe zu reduzieren.

7. Begeben Sie sich zum nächsten Computer (PC), installieren Sie die Software und klicken Sie Senden/Empfangen. Folgen Sie den nachstehenden Anweisungen über die Verknüpfungen (geben Sie diese Anweisungen auch an Ihre Gruppenmitglieder weiter):

• Synchronisieren Sie Microsoft Outlook auf zwei PCs

• Eine Einladung erhalten um Ordner von anderen Mitgliedern abzugleichen.

• Prüfen auf Duplikate im ausgewählten Ordner.

• Microsoft Outlook synchronisieren

• Aktualisieren / synchronisieren eines freigegeben Outlook Ordners.

• So ändern Sie die maximale Größe von E-Mails

Weitere Freigabemethoden

4.2. Assistent für die erweiterte Einrichtung: Beschreibung zum Einstellen der erweiterten Freigabeoptionen:

In diesem Schritt können Sie die erweiterten Freigabeoptionen mit zusätzlichen Filtern, Freigabe von Unterordnern, Schutzmöglichkeiten, Aktivierung der Datenverschlüsselung und "Aktualisierungsoptionen" einstellen, die Sie später im Management Dialogfeld anpassen können.

Weitere Methoden zur Freigabe

*Ausgenommen sind: Gelöschte Objekte, Entwürfe, Postausgang, 4Team und Schedules4Team Ordner.